Verlies van USB Sticks

Geregeld lees je over verlies van USB sticks met belangrijke en vaak vertrouwelijke informatie. De eerste keer dat je erover leest denk je, tja iedereen kan iets verliezen. Je verwacht dat mensen na zulke berichtgevingen niet snel meer een USB stick zullen kwijt raken, maar het tegendeel is waar. Ligt het aan onzorgvuldigheid? Of gewoon dommigheid? Is het diefstal of vooropgezet spel? En het gebeurd niet alleen bij de Overheid, maar ook in het bedrijfsleven, met vaak net zulke belangrijke en vaak vertrouwelijke informatie.

Beveiliging van USB Stick

Onderzoek van Kingston Digital Europe onder bijna 3000 ICT consulenten van bedrijven in Europa, wijst uit dat 31% van de bedrijven de technologie in huis heeft om downloaden van bedrijfsgevoelige informatie door onbevoegden op USB stick tegen te gaan. 62% geeft aan gevoelige informatie verloren te hebben. 62% heeft een adequaat USB beveiligingsbeleid, toch gebruikt in de desbetreffende bedrijven 75% van de medewerkers ongevraagd een USB stick, meestal onversleuteld, met alle gevolgen van dien, ook omdat bij verlies het merendeel van de mensen geen melding hiervan maakt.

Cloud Computing

Cloud Computing en beveiliging

Als je kijkt naar Cloud Computing, dan is de discussie over beveiliging misschien zelfs nog wel heftiger. Veel van de grote bedrijven in Europa maken graag gebruik van Cloud Computing, maar dan puur voor het gebruik van Software en niet voor de opslag van data. Reden hiervoor is de beveiliging. Het hebben van een goed Service Level Agreement met de leverancier, garandeert de beveiliging niet. Ook laait de discussie over Intellectueel eigendom en regelgeving geregeld op. Deze laatste is niet geheel onbelangrijk. Als de servers waarop de data fysiek wordt opgeslagen zijn gevestigd in Amerika bijvoorbeeld, dan geldt de Amerikaanse regelgeving, waardoor je data ongevraagd kan worden ingezien door de Amerikaanse Overheid.

De Cloud versus USB

Tja, waar doe je verstandig aan als bedrijf? Mijn voorkeur gaat uit naar de Cloud. Je kunt als bedrijf namelijk ook een Private Cloud opzetten. Hierdoor heb je de beveiliging meer in de hand (hoewel 100% beveiligd m.i. gewoonweg niet mogelijk is), je kunt makkelijker kiezen wat de lokatie is van je servers en je maakt grote kans dat je de USB stick uit je bedrijf kunt bannen. Zeker als de rest van je ICT beleid erop is gericht dat mensen met nieuwe tools en middelen ook daadwerkelijk op een makkelijke manier bij de data kunnen komen. Mijn voorspelling:

Cloud Computing wordt de winnaar!

Medewerker minder positief

Marketingcommunicatiebureau Calanza deed onderzoek onder 2800 medewerkers van bedrijven die bezig zijn HNW in te voeren. De resultaten werden vergeleken met uitkomsten van 3 jaar geleden en de resultaten laten zien dat medewerkers minder positief zijn over met name de snelheid van de besluitvorming.

Schuld van managers

De schuld zou liggen bij de managers die de veranderingen vaak zo snel niet kunnen volgen in het besluitvormingsproces. De cultuursveranderingen gaan niet zo snel en managers zullen echt opgeleid moeten worden om op een andere manier leiding te geven.

Benaming HNW levert problemen op

Aspecten blijven onderbelicht bij HNW

Juist dit zijn redenen waarom ik niet gecharmeerd ben van de term Het Nieuwe Werken. In de media wordt over het algemeen HNW geassocieerd met thuiswerken en alle andere aspecten blijven onderbelicht. Ook is het niet nieuw meer te noemen.

HNW als de meest uitgebreide vorm van Sociale Innovatie

Ik zie HNW als de meest uitgebreide vorm van Sociale Innovatie verandertrajecten. De combinatie mens – organisatie – ICT, waar ik al jaren voor pleit is in de basis essentieel. Aspecten als leiderschap, Cultuur, Huisvesting, Vertrouwen, Procesverandering en optimalisatie, Verantwoordelijkheid, etc. etc. spelen dan ook allemaal een rol. Je kunt regelen dat mensen thuis kunnen werken, maar als je vergeet de andere aspecten ook aan te pakken, sla je de plank mis en krijg je de uitkomsten zoals Calanza ze schetst.

Uiteenlopen de verwachtingen met de term HNW

Door HNW zo te blijven noemen, worden uiteenlopende verwachtingen geschapen en start je in het verandertraject dus al met een 10-0 achterstand. Zie die verwachtingen maar weer op 1 lijn te krijgen en het verandertraject positief af te ronden. Sociale Innovaties leveren altijd een win-win-win situatie op. Daar wil en kun je absoluut van profiteren.

Lifehacking is afkomstig van life hacks, oftewel slimme simpele hulpmiddeltjes (veelal ICT) om je te helpen om te gaan met de overvloed aan informatie. Danny O’Brien introduceerde de term die inmiddels wijdverspreid gebruikt wordt. Het begon met hulpmiddeltjes om bestanden te synchroniseren, e-mailfilters, geheugensteuntjes voor taken, RSS feeds, etc. Gaandeweg werd de betekenis en het ‘assortiment’ steeds verder verbreed. Naast het beschermen tegen een overvloed aan informatie, werden life hacks ook toegepast om meer prestaties te leveren, efficiënter te kunnen werken. Lifehacking wordt onder meer door verschillende websites gepromoot, zoals lifehacking.nl en lifehacking.com, maar ook middels een boek dat geregeld opnieuw wordt uitgegeven met nieuwe life hacks.

Maximaal gebruik maken van de middelen om je heen om met zo min mogelijk inspanning zo’n maximaal mogelijk resultaat te behalen.

Meer doen in minder tijd met minder stress!

De weg naar de ultieme vorm van luiheid!

Slimmer werken en slimmer leven met lifehacking

Life hacks bevinden zich veelal op de snijvlakken van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling en timemanagement. Meestal is ICT een sleutel. Life hacks kun je toepassen op de werksituatie, maar ook zeker op de thuis situatie. Zo kun je met life hacks slimmer werken en slimmer leven. Voorbeelden zijn: slimmer omgaan met e-mail, efficiënter vergaderen, gebruik van Dropbox, Evernote en Mindmaps (waar ik hier al eerder over schreef), slimmer samenwerken, tips voor beheer van je agenda, maar dus ook hoe doe je langer met een scheermesje, hoe houdt je je huis koel zonder airco, etc. etc. Je zult begrijpen dat het ondoenlijk is om op alles in te gaan. Het is zeker leuk een keer een bezoekje te brengen aan de genoemde websites en daar wat life hacks te zoeken die bij jou passen.

Zoek de life hacks die bij jou passen!

Andere leuke voorbeelden die passen in de lifehacking gedachte

80% van het resultaat, output en beloning is afkomstig uit 20% van de oorzaken, input en inspanningen!

Lees hier verder

In mijn nieuwsbrief deel ik vanaf december maandelijks ook allerlei informatie over Sociale innovatie, waaronder slimmer werken en lifehacking tips, handige tools, methodieken en weetjes.
Schrijf je in voor mijn nieuwsbrief

Informatietijdperk
Het tijdperk waarin we nu leven zorgt ervoor dat er honderdduizend dingen tegelijk op ons afkomen en dat we ook van alles tegelijk moeten doen en daarbij toch productief moeten zijn. Als je een helder opgeruimd hoofd kunt hebben met een ontspannen gevoel dat je alles onder controle hebt en ook daadwerkelijk ziet dat je ideeën verder komen dan je hoofd, ben je veel effectiever en efficiënter dan wanneer je hoofd overloopt met alles. In mijn blog over efficiënter werken met een opgeruimd hoofd pleitte ik ook al voor het leegmaken van je hoofd.
GTD kan je hierbij zeker helpen, mits je het invult op jouw eigen manier en dus niet klakkeloos David Allen volgt. Het is geen kunstje, maar het moet iets eigens worden.

GTD van David Allen

GTD
GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijke uitvoeren van de taken.

‘Mind like water‘
Alles opschrijven is dus het eerste en belangrijkste. Onderzoek heeft aangetoond dat ons brein 7 dingen tegelijk aankan (denk ook aan mijn blog over multitasken), maar dat we gemiddeld veel meer ballen in de lucht moeten houden. Lees hier verder over de verschillende stappen en hoe te starten met GTD.

Het stroop-effect

Ik was er altijd erg trots op dat ik als vrouw heel goed meerdere dingen tegelijk kon doen. Bijvoorbeeld een boek lezen, tv kijken en een gesprek voeren tegelijkertijd. Of het lezen van mijn e-mail, voeren van een gesprek en tegelijkertijd eten van mijn lunch. Mannen om mij heen konden dat niet, dus ik was wel heel erg efficiënt met mijn tijd aan het omgaan. Een beetje als de computer, waar ook meerdere taken tegelijk gebruik maken van dezelfde processor, maakte ik voor meerdere taken tegelijk gebruik van mijn hersenen.

Switchtasken
Uit diverse onderzoeken blijkt echter dat het fenomeen multitasken eigenlijk gewoonweg de grootst mogelijke onzin is. Hoewel het als multitasken wordt beschouwd, zijn vele van ons feitelijk bezig met snel switchtasken. Omdat het menselijk brein niet in staat is om meerdere enigszins complexe handelingen tegelijkertijd uit te voeren. Delen van de hersenen worden beurtelings uitgezet en opgestart. Het switchtasken kan zomaar 20 tot 40 procent efficiency verlies betekenen.

Lees hier verder over ons brein, het verschil tussen mannen en vrouwen, de nadelen van multitasken, of multitasken mogelijk is en leerbaar is en het stroop-effect.

Wat leidt af van het maken van meters?

Iedereen kent het wel: ben je net lekker aan het werk en denk je ‘meters te kunnen maken’, word je gestoord door een collega die even een vraagje tussendoor heeft, geeft je pc allemaal piepjes omdat er e-mailberichten binnenkomen, rinkelt de telefoon om de haverklap, etc. Dit zijn allemaal factoren die buiten onszelf afspelen. Factoren waar je iets aan kunt doen door simpelweg (soms makkelijker gezegd dan gedaan overigens) de telefoon een tijdje op stil te zetten, de signalen van het e-mail programma uit te zetten en niet meer dan twee of drie keer per dag je e-mail te bekijken en gewoon even op een andere locatie te gaan werken als je even wat rust van collega’s wilt hebben.
Lees de rest van de blog hier verder.

Ik begin daar hoe langer hoe meer aan te twijfelen. In de jonge generaties is er telkens sprake van dat werk in hun levensstijl moet passen. Er moet een bepaalde balans zijn. Voor de oudere generaties zit daar echter geen verschil in. Ook bij hen moet werk in hun levensstijl passen. En is behoefte aan een balans tussen werk en leven.

Waar zit dan wel het verschil? Dat zit hem in de levensstijl zelf. Bij de jonge generatie zie je geen tv meer, alles gaat snel, een echte zap-cultuur waar zelfs voor e-mail geen plek meer is. Korte attentieboog, snel afgeleid, minder makkelijk te boeien. Gaat heel anders met informatie om. De generatie van het opzoeken i.p.v. het kennis tot zich nemen (direct ook een gevaar).
Bij de oude generatie gaat het een tandje rustiger aan toe. Zij hebben tenslotte het tijdperk van poststukken die er dagen over deden nog meegemaakt, terwijl bij de nieuwe generatie e-mail alweer achterhaald medium is. Zij nemen hun ontspanning op een andere manier. Een generatie die gewend is om kennis tot zich te nemen en in complexe probleemstukken te duiken.

Als werk dan in een levensstijl moet passen, wat houdt dat dan in? Als ik denk aan de jonge generaties, denk ik aan sociale media en een andere manier van omgaan met tijd en kennis. Alles is meer in elkaar verweven. Verbieden van sociale media en privécontacten tijdens werk is bv iets wat deze generaties heel erg zal afschrikken.
Bij de oudere generatie lees je geregeld over onderzoeken waaruit blijkt dat zij best graag doorwerken na hun 67e. Voorwaarden zijn dan bv wel minder maar vooral flexibele inzet van werkuur. Zodat zij ook bv een rondje kunnen gaan fietsen of golfen als ze dat graag willen.

En het omgaan met de nieuwe technologieën? Voor oudere generaties gaat het vaak zo snel, dat ze de ontwikkelingen wel bij willen houden, maar soms het gevoel hebben dit niet te kunnen. Hierin kan de jonge generatie natuurlijk heel goed behulpzaam zijn, maar ook de werkgever zelf. Als werkgevers verwachten dat ook de oudere generatie meegaat, zal daarin geïnvesteerd moeten worden door bv opleiding. Je ziet ontwikkelingen waarbij bv raadsleden van gemeentes alleen nog maar dossiers/raadsstukken via een iPad aangeleverd krijgen! niets meer op papier. En over het algemeen zijn raadsleden wel van een wat oudere generatie. En het ‘Bring your own’, waarbij medewerkers zelf geld kunnen investeren in ICT die zij graag willen gebruiken, neemt ook een vlucht. Niet alleen onder de jongere generatie. Het veel gehoorde ‘ thuis is mijn PC sneller’ of  ‘thuis heb ik veel geavanceerdere ICT’ is niet zozeer van deze tijd namelijk.

Ik denk dat als je mensen wat meer vrijheden geeft, maar vooral vertrouwen en verantwoordelijkheden, dat zij hun werk dan zo inrichten dat het inderdaad past in hun levensstijl hoe die er ook uitziet en met welke technologische hulpmiddelen dan ook. En voor de 1 is dat plaats- en tijd onafhankelijk werken, voor de ander is dat gewoon wat uren minder werken of de uren flexibel indelen, voor de andere loopt privé en werk volledig door elkaar. Als manager/leider ben je meer een coördinator tussen alle creatieve mensen. En mensen worden nu eenmaal creatiever als zij meer vertrouwen en verantwoordelijkheden krijgen om hun werk te doen.

De toekomst ziet er al op zeer korte termijn mooi uit in mijn optiek.

De afgelopen weken weer behoorlijk veel gelezen over de zin en onzin van social media. Worden we er socialer of juist a-socialer van.

Het blijkt dat wij in het dagelijks leven normaal gemiddeld 5 goede vrienden hebben, of je nu wel of niet op social media zit. En als je dan op social media zit, zoeken die elkaar juist meer op, de online en offline contacten lopen als het ware naadloos in elkaar over. Online heb je tenslotte al veel met elkaar gedeeld, waardoor je offline nog meer diepgang kunt hebben in je gesprekken.

Social media zijn ook bij uitstek geschikt om verloren contacten weer aan te halen. Normaal zou je 148 contacten aan kunnen in real life, met social media wordt dit wel flink verhoogd. Social media kun je dus gebruiken voor bestaande contacten, maar natuurlijk ook voor nieuwe contacten. Toch vind ik het dan zelf wel prettig om van mijn online contacten iets meer te weten dan alleen hun ‘bio’ op Twitter of hun ‘summary’ op LinkedIn. Daar vraag ik dan ook meestal gewoon om. En als een contact echt interessant is, kijk ik ook of het tot een offline gesprek kan komen.

Dit laatste vooral ook om bijvoorbeeld de juiste aanbevelingen te kunnen doen. Het gaat vooral om gunnen en gegund worden in het leven. Dit doe je eerder met iemand die je ook echt offline hebt gezien e/o gesproken.

De mooiste bevinding vind ik nog wel dat mensen die op social media zitten nog meer gefocused raken door hun omgeving. Dit vooral omdat ze zoeken naar zaken die ze willen delen, die er voor hun vrienden en netwerk toe kunnen doen. (alleen het moment van bv het plaatsen van een tweet verslapt die aandacht natuurlijk wel weer even).

Niet alles is natuurlijk interessant om te delen of om te lezen van anderen. Maar goed, ook daar kun je gewoon keuzes in maken. Als je iemand in real life ziet, vind je ook niet alles leuk en kun je ook keuzes maken.

Maar hoe zit dat nu zakelijk dan? Social media kan o.a. worden ingezet om jezelf te promoten. Maar ook om je werkgever, diensten of producten te promoten. En daar wordt het uiteraard interessant. Met een groot netwerk, heb je een gigantisch bereik. Zo heb ik rond de 700 connecties op LinekdIn. Dat levert mij in principe een beriek op van 7,8 miljoen connecties. Als je jouw netwerk weet te interesseren, en zij communiceren hier weer over in hun netwerk, dan kun je veel mooie dingen bereiken.

Van bloggen wordt je productiever. Dit blijkt uit onderzoek van de Universiteit van New York. Als medewerkers zowel zakelijk als prive mogen bloggen en daarin vrij worden gelaten worden zij productiever. En daarbij komt dat online gesprekken sneller leiden tot offline gesprekken en business.

Voorwaarde voor zakelijk social media gebruiken is vertrouwen en verantwoordelijkheid. Iets wat van toepassing is op alle sociale innovaties, waaronder ik social media schaar.

Reden temeer om social media gewoon te blijven promoten, ook onder werktijd!

Rond 8 maart laaide de discussies weer op. De Internationale Vrouwendag maakte de gemoederen weer los over qouta voor vrouwen in de top. Het opleggen van quota’s kan een paardemiddel zijn.

We willen als vrouw toch geen ‘excuustruus’ worden? Je wilt op basis van je kwaliteiten op een bepaalde positie terecht komen. Je hebt wel of geen ambities en wilt die waarmaken. Heb je een quotum nodig om die ambitie te bereiken? En als dat zo is, geeft dat dan voldoende voldoening? Ik geloof in de beste mens op de juiste plek. En als je er van overtuigd bent dat je iets wilt en kunt bereiken(zonder grenzen en angsten) kun je dat ook bereiken.

Dit geldt overigens niet alleen voor vrouwen. De publieke omroepen moeten bijvoorbeeld een quotum behalen voor het aantal allochtonen die een wezenlijke bijdrage leveren aan de programma’s op TV. Powned en Paul de Leeuw maken daar bijvoorbeeld heel goed gebruik van om dit soort quota eens ter discussie te brengen. Soms zijn mensen er heel eerlijk in dat zij een bepaalde positie anders ook niet bereikt zouden hebben met deze positieve discriminatie, zoals Prem en Nelie Smit Kroes. Het invoeren van quota en voorkeursbehandelingen kan dus goed uitpakken. Het kan er ook voor zorgen dat je op een positie komt waar je eigenlijk niet geheel gewenst bent en je op moet boksen tegen vele (voor)oordelen.

Diversiteit is en blijft een erg belangrijk vraagstuk binnen organisaties, de overheid etc. Ik was vandaag bij een bezinningslunch van VNO-NCW over diversiteit en inclusie. Heel duidelijk is dat je als organisatie zou moeten nadenken over het diversiteitsvraagstuk. Een goed beleid op dat gebied zou ervoor moeten zorgen dat je goed de toekomst tegemoet kunt. Het zou dan niet meer moeten gaan over voorkeursbeleid maar over kwaliteiten, continuïteit en vitaliteit over groei, economisch perspectief en welvaart.

Ik ben ook absoluut voor een goed beleid op het gebied van leeftijd, geslacht, culturele achtergrond, etc etc bij organisaties. Als je alleen al kijkt naar leeftijd. De nieuwste generatie op de arbeidsmarkt kijkt heel anders naar werk en leven. Werk moet passen binnen een lifestyle, waarin de belangrijkste technologische ontwikkelingen thuis horen. Als bedrijven daarin achterblijven, zullen die net als de bevolking vergrijzen.

We kunnen met elkaar eens proberen onze impliciete associaties los te laten en breder te kijken naar de wereld om ons heen. Dus ook als het de werksituatie betreft. We kiezen normaal onbewust voor degene waar we ons het meest mee associëren omdat die gelijk aan ons is, of omdat dat de algemeen geaccepteerde mening is.

Diversiteitsbeleid kan een goede stap zijn naar een nieuwe economische toekomst.

Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van de veranderprojecten mislukt. Belangrijkste reden om een veranderproject in te zetten is gelukkig gewijzigd van ‘kostenreductie’ in 2010 naar ‘klaar zijn voor de toekomst’ in 2011.

Kostenreductie is zo ongeveer de slechtste doelstelling voor verandertrajecten. Mede omdat mensen dan meestal niet meer echt bereid zijn om mee te werken. Door andere formuleringen, waaruit blijkt wat de betekenis is voor de persoon in kwestie zal de weerstand al vele malen minder zijn.

Mensen zijn namelijk van nature niet tegen veranderingen, maar vinden het wel heel erg belangrijk te weten wat dat voor hen met zich meebrengt.

Er kunnen vaak verschillende redenen worden aangewezen als reden van mislukking. Twee hele belangrijke redenen zijn meestal
1     ‘tekortschietende communicatie’ en
2    ‘te laat betrekken medewerkers’.
Ondanks dat dit hele bekende valkuilen zijn, zie je dat organisaties bij verandertrajecten daar toch telkens weer in stappen.

In mijn ICT tijdperk bijvoorbeeld zag ik vaak dat van tevoren geen behoefte bepalingen werden gedaan onder de mensen die daadwerkelijk met de ICT zou moeten werken en daarnaast werd onderschat dat het aanschaffen van ICT ook een behoorlijk groot verandertraject met zich meebrengt in de organisatie. Medewerkers werden vaak pas laat in het traject betrokken, terwijl het voor hen bijvoorbeeld een wijziging in werkprocessen betekende. Beter is natuurlijk van tevoren te bepalen wat de behoefte is. Is er echt wel nieuwe ICT nodig? Moeten processen wel wijzigen? Wat hebben we nodig om…. etc. etc.

Het niet (goed) in kaart brengen van de behoeften vooraf heeft vele consequenties. Bijvoorbeeld dat de aangeschafte ICT niet nodig blijkt te zijn, de reeds aanwezige ICT zou gewoon kunnen voldoen. Andere consequentie is dat 80% van de mogelijkheden van de nieuwe ICT niet wordt gebruikt, omdat er eigenlijk gewoon geen behoefte aan is, of omdat het net niet past in de behoefte. Zo zijn er nog vele te benoemen die allen te voorkomen zijn.

Op basis hiervan heb ik besloten een nieuwe dienst te introduceren voor Triskelion Advies, omdat ik ervan overtuigd ben dat ik hiermee organisaties veel geld en teleurstellingen kan besparen. Binnenkort meer hierover op mijn website.